Laatst bijgewerkt: oktober, 2023
Toepasselijkheid Privacystatement
Dit is het Privacystatement van Virtual Vaults Nederland B.V. welke van toepassing is op de websites binnen het virtualvaults.com domein (hierna gezamenlijk: “Websites”) en de diensten op het Virtual Vaults software-as-a-service-platform (hierna: “Diensten”). Dit statement geeft jou als gebruiker van de Websites en Diensten inzicht in de gegevens die Virtual Vaults van jou verwerkt, de doeleinden waarvoor Virtual Vaults ze verwerkt en de wijze waarop ze verwerkt worden.
Dit Privacystatement is niet van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens bij het gebruik van de Dienst door of namens klanten van Virtual Vaults. Voor informatie over het verwerken van jouw persoonsgegevens door klanten van Virtual Vaults met behulp van de Dienst, kun je terecht bij de organisatie namens wie je toegang hebt gekregen tot de Dienst.
Voor zover op onze Websites links naar websites van derden zijn te vinden, word je na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde (hierna: “Derde Websites”). Op het gebruik van dergelijke Derde Websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. Je dient het Privacystatement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met jouw persoonsgegevens. Virtual Vaults is niet verantwoordelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van deze Derde Websites.
Welke persoonsgegevens Virtual Vaults verzamelt, ontvangt en gebruikt, en van wie
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die, direct of indirect, te herleiden zijn tot jou als persoon. Persoonsgegevens die Virtual Vaults verwerkt zijn onder meer naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of bijvoorbeeld iemand zijn functietitel. Van de persoonsgegevens die door klanten van Virtual Vaults naar haar Diensten worden geüpload weet Virtual Vaults niet wat voor persoonsgegevens dat zijn. Virtual Vaults controleert dat niet en ziet dat als verantwoordelijkheid van haar klanten.
Virtual Vaults verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie heeft, heeft gehad of wil krijgen. Denk aan bestaande of potentiële klanten en hun vertegenwoordigers, personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waar Virtual Vaults een relatie mee heeft, personen die genoemd worden in documenten die klanten van Virtual Vaults uploaden naar de Dienst, of bezoekers van de Websites.
Hieronder staat per type verwerking aangegeven wat de grondslag van de verwerking is en welke bewaartermijn geldt.
Gebruik van onze diensten
Beschrijving en omvang van gegevensverwerking:
Als u onze diensten wilt gebruiken, verwerken wij de door u ingevoerde gegevens met het oog op het aangaan van een overeenkomst en de contractsluiting tussen u en ons. Voor het gebruik van onze diensten is ook een registratie op onze website vereist met uw (bedrijfs) e-mailadres, voornaam en achternaam en een wachtwoord. U kunt ook vrijwillig uw bedrijf en uw functie opgeven. Voor de betaling van de overeengekomen prijs hebben we uw betaalgegevens nodig. We hebben uw bankgegevens nodig omdat we het te betalen bedrag via automatische incasso innen. De betalingsgegevens worden doorgegeven aan de door ons geautoriseerde betalingsprovider. Zonder het verstrekken van deze gegevens kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren.
We hebben geen controle over welke inhoud u op ons platform uploadt. Dit kan persoonlijke gegevens bevatten. De klant moet ervoor zorgen dat hij de verwerking van persoonlijke gegevens op ons platform op een wettelijke basis kan baseren.
Doel en wettelijke basis van de verwerking.
Het doel van de verwerking is de uitvoering en afhandeling van de overeenkomst met onze klant.
In individuele gevallen kan de verwerking van gegevens voortvloeien uit wettelijke voorschriften. Tot deze wettelijke verplichtingen behoren bijvoorbeeld het nakomen van bewaar- en identificatieverplichtingen, fiscale controlemeldingen en rapportageverplichtingen, en gegevensverwerking in het kader van verzoeken van autoriteiten.
Gegevensverwerking kan plaatsvinden ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Het kan nodig zijn om de door u verstrekte persoonlijke gegevens verder te verwerken dan de feitelijke uitvoering van de overeenkomst om onze diensten te verbeteren.
Als u deelneemt aan een contractaanbieding die wij aanbieden met behulp van digitale handtekening (bijvoorbeeld DocuSign), verwerken wij uw gegevens, zoals met name uw e-mailadres, IP-adres en het tijdstip waarop u het betreffende contractdocument hebt bewerkt, vrijgegeven, bekeken of digitaal hebt ondertekend, elk met tijd en datum. Ons gerechtvaardigde belang is een efficiënte en snelle digitale afhandeling van de ondertekening van de overeenkomst, evenals de bijbehorende registratie van het ondertekeningsproces voor bewijsdoeleinden.
Bewaartermijn
We bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de hierboven genoemde doeleinden te bereiken.
Vragen en verzoeken
Wanneer Virtual Vaults een e-mail of andere berichten van jou ontvangt met vragen of verzoeken gericht aan Virtual Vaults, zullen deze berichten worden gebruikt zolang nodig om: a. je vragen te verwerken en/of je verzoeken te beantwoorden (gebruikerscommunicatie); en b. op basis van gerechtvaardigd belang te kunnen aantonen dat en hoe op je verzoek is gereageerd. In het geval dat je een klacht indient over de afhandeling van je verzoek, kan Virtual Vaults worden verzocht om aan te tonen of en hoe op verzoeken is gereageerd.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens in je bericht en het antwoord daarop worden maximaal voor 5 jaar bewaard en daarna worden de persoonsgegevens gewist. Indien de gegevens zijn geanonimiseerd kunnen de gegevens eventueel langer bewaard worden door Virtual Vaults. Geanonimiseerd wil zeggen dat de gegevens ontdaan worden van elementen die het mogelijk maken om te weten dat de gegevens betrekking hebben op jou.
Nieuwsbrieven, whitepapers en andere informatiebladen
Indien je whitepapers of andersoortige informatiebladen wilt downloaden van de Websites, zal Virtual Vaults in sommige gevallen vragen om je naam en e-mailadres om zo de betreffende informatie te kunnen toesturen. Om je tevens telefonisch of per e-mail te kunnen informeren over relevante producten en diensten van Virtual Vaults zullen er mogelijk enkele aanvullende optionele gegevens worden gevraagd, zoals bijvoorbeeld jouw telefoonnummer, organisatie en functietitel. Indien je toestemming aan Virtual Vaults geeft voor het toesturen van een nieuwsbrief, zal jouw naam en e-mailadres gebruikt worden om deze toe te sturen. Elke nieuwsbrief die je ontvangt bevat de mogelijkheid om je voor de nieuwsbrief uit te schrijven.
Bewaartermijn
Indien je jezelf afgemeld hebt voor de nieuwsbrief verwijdert Virtual Vaults de over jou verzamelde persoonsgegevens (naam en e-mailadres) die worden gebruikt voor het toesturen van de nieuwsbrief. Indien de gegevens zijn geanonimiseerd kunnen de gegevens eventueel langer bewaard worden door Virtual Vaults.
Marktonderzoek en marketing
Virtual Vaults verricht (desktop) onderzoek en kan in dit kader (aanvullende) gegevens verzamelen die over je zakelijke identiteit te vinden zijn en branche gerelateerd zijn. Hierbij kun je denken aan informatie die via openbare (online)bronnen te vinden is. Denk hierbij aan socialmediakanalen zoals LinkedIn, Twitter en mena.nl (deal informatie), maar ook aan openbare lijsten van bijvoorbeeld snelgroeiende bedrijven of gastenlijsten van events die Virtual Vaults bezoekt. Mogelijk gebruikt Virtual Vaults hiervoor ook de gegevens die zij van jou ontvangt als je gebruiker wordt van een van de Diensten. Virtual Vaults verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om direct marketingactiviteiten te ontplooien.
Bewaartermijn
De gegevens worden periodiek geüpdatet en de verouderde gegevens worden verwijderd. Virtual Vaults bewaart deze gegevens niet langer dan vijf jaar na het laatste contact.
Persoonsgegevens in content van Virtual Vaults klanten
In de content die klanten van Virtual Vaults uploaden naar de Diensten zitten soms ook persoonsgegevens. Virtual Vaults ziet en controleert dat niet. Voor vragen hiervoor kun je contact opnemen met de betreffende klant.
Bewaartermijn
Binnen zestig dagen na het beëindigen van een Dienst wordt de content van de actieve systemen verwijderd. Binnen negentig dagen na het beëindigen van een Dienst wordt de content van de back-up systemen van Virtual Vaults verwijderd.
Cookies
Teneinde jou als gebruiker van de Websites in staat te stellen gebruik te kunnen maken van de volledige functionaliteit van de Websites, het gebruik van en navigatie binnen de Websites te kunnen analyseren en om relevante advertenties weer te geven, plaatst Virtual Vaults kleine hoeveelheden informatie (cookies of vergelijkbare technologieën) op de door haar gebruikers gebruikte randapparatuur (zoals een laptop, tablet, telefoon), dan wel leest Virtual Vaults informatie af zoals deze zich bevindt in de browserinstellingen op de randapparatuur van haar gebruikers. Meer informatie over de cookies die wij plaatsen staat in het Cookiestatement.
Ontvangers van persoonsgegevens
Binnen Virtual Vaults hebben alleen die afdelingen of personen toegang tot jouw persoonsgegevens die deze nodig hebben om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen. Jouw gegevens worden alleen gedeeld ontvangers buiten Virtual Vaults als dit wettelijk is toegestaan of vereist is, als het delen van persoonsgegevens nodig is om het contract uit te voeren of als jij ons hiervoor toestemming geeft. Categorieën van ontvangers zijn in dit geval:
• Providers uit de IT-sector
• Providers van klantbeheersystemen
• Providers van e-mailmarketing
Virtual Vaults deelt in de volgende gevallen jouw persoonsgegevens met derden:
• Wanneer verwerkers van Virtual Vaults het aan hen opgedragen (deel van de) dienstverlening uitvoeren. Deze derden mogen de gegevens alleen verwerken in opdracht van Virtual Vaults en dienen dergelijke gegevens te verwerken volgens instructies van Virtual Vaults. De verwerkers van Virtual Vaults zijn hier te vinden
• Wanneer Virtual Vaults te goeder trouw van oordeel is dat het toegankelijk maken, verwerken, gebruiken, of verstrekken aan bevoegde rechters, toezichthouders of andere officiële instanties van de door hen gevraagde gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, noodzakelijk is in het kader van een rechterlijke procedure of om te voldoen aan een afdwingbaar verzoek van de betreffende officiële instantie.
• Wanneer Virtual Vaults te goeder trouw van oordeel is dat het toegankelijk maken, verwerken, gebruiken of verstrekken aan externe IT-deskundigen en/of beveiligingsbureaus van de door hen gevraagde gegevens noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang om fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins af te handelen;
• Wanneer Virtual Vaults daartoe voorafgaand uitdrukkelijke toestemming van jou heeft verkregen.
Doorgifte persoonsgegevens aan een ontvanger in een derde land of aan een internationale organisatie
Jouw persoonsgegevens kunnen door Virtual Vaults worden doorgegeven aan landen buiten de EER. Met verwerkers waar dit voor geldt wordt gekeken naar passende waarborgen. Veelal heeft Virtual Vaults met hen de Standard Contractual Clauses afgesloten. Ook is er gekeken naar de impact die een verwerking buiten de EER heeft.
Meer informatie over bovengenoemde beveiligingsmaatregel kun je verkrijgen door contact op te nemen met Virtual Vaults. Zie hieronder in dit Privacy Statement voor de relevante contactgegevens.
Beveiliging
Virtual Vaults zal uiterst zorgvuldig met jouw Persoonsgegevens omgaan. Virtual Vaults treft gepaste beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens. Hieronder vallen interne controles van het beleid en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot het verzamelen, opslaan en verwerken van gegevens, alsook fysieke beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot systemen waarop Virtual Vaults persoonsgegevens bewaart. Virtual Vaults verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld en in overeenstemming met dit Privacystatement.
Virtual Vaults is ISO 27001:2013 gecertificeerd (informatiebeveiligingsmanagementsysteem). Meer informatie over de beveiliging vind je hier.
Jouw rechten
Als betrokkene heb je bepaalde rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens die wij verwerken. Deze rechten omvatten:
1. Recht op inzage: Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en om een kopie van deze gegevens op te vragen.
2. Recht op correctie: Als jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, heb je het recht om correcties aan te vragen.
3. Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens als er geen wettelijke reden is voor ons om ze te bewaren.
4. Recht op beperking van verwerking: In sommige gevallen kun je verzoeken dat we de verwerking van jouw gegevens beperken, bijvoorbeeld als je de juistheid van de gegevens betwist.
5. Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en om deze gegevens over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
6. Recht van bezwaar: Als we jouw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen of voor direct marketing, kun je bezwaar maken tegen deze verwerking.
7. Recht om toestemming in te trekken: Als de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken.
Om gebruik te maken van deze rechten of voor eventuele vragen met betrekking tot jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens zoals vermeld in dit beleid. Houd er rekening mee dat er bepaalde wettelijke uitzonderingen en voorwaarden kunnen zijn met betrekking tot deze rechten. We zullen redelijke en ter goede trouw inspanningen leveren om aan je verzoeken te voldoen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Afhandeling verzoek
Indien Virtual Vaults een verzoek van jou ontvangt, kan Virtual Vaults je vragen om jezelf te identificeren voordat Virtual Vaults het verzoek inhoudelijk gaan beantwoorden en afhandelen. Dit doet Virtual Vaults om te voorkomen dat iemand zich als jou voordoet en daarmee mogelijk over jouw persoonsgegevens komt te beschikken of deze laat wijzigen. Virtual Vaults zal jouw verzoek behandelen binnen de termijnen zoals genoemd in de AVG.
Een verzoek, zoals hierboven omschreven, kun je schriftelijk via e-mail of per post indienen. De contactgegevens van Virtual Vaults zijn te vinden onder het kopje ‘Vragen en klachtbehandeling’.
Virtual Vaults brengt geen kosten in rekening voor het beantwoorden van verzoeken op basis van de AVG. Ook niet voor de verdere afhandeling daarvan.
Vragen en klachtbehandeling
Mocht je vragen of een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Virtual Vaults, dan kun je dit kosteloos en eenvoudig kenbaar maken aan Virtual Vaults, op de volgende manieren:
• Via e-mail: security@virtualvaults.com
• Via post: Virtual Vaults Nederland B.V., K.P. van der Mandelelaan 60, 3062 MB, Rotterdam, Nederland
De Security Officer van Virtual Vaults is bereikbaar via het e-mailadres: security@virtualvaults.com
Autoriteit Persoonsgegevens
Als je het niet eens bent met het antwoord van Virtual Vaults, dan kun je een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit persoonsgegevens van de lidstaat waarin je woont. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt een klacht indienen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen Privacystatement
Dit Privacystatement kan van tijd tot tijd worden aangepast, om bijvoorbeeld in lijn te brengen met de alsdan geldende wet- en regelgeving. Indien het Privacystatement wordt aangepast, zal dit bekend worden gemaakt. Dit Privacystatement dateert van oktober 2023.
